启创社工X道一云 | 公益组织办公升级，灵活解决各地团队管理难题

企业简介

“启创社会服务团队”成立于2008年2月，由八个核心机构组成，是一个追求卓越及创新的社会服务机构。

团队结合内地和香港的资源和优势，扎根广东及四川，服务覆盖广州市、佛山市、中山市、汶川县及绵阳市等地，携手各界人士致力建设个人自助互助能力、促进家庭关系、发展社区支持网络、倡导政府及服务改善，追求达至“人人可以过有尊严的生活”，共同建立关爱、平等、公义的社会。

业务痛点

1、传统业务处理方式无法满足移动端处理的需求

启创作为社会服务机构，经常开展各类活动，团队成员外勤频率高，尤其是领导，出差更是家常便饭，很多业务都需要在移动端进行处理。

过去，启创采用PDF电子交互表，通过发送电子邮件的方式处理审批，这种方式最大的问题就是只能在电脑端进行处理，下载本地，再进行签名。

2、团队跨地域沟通成本大，协同效率低

启创有八个核心机构，分布在广州市、佛山市、中山市、汶川县等地，地域跨度比较大，很多业务需要跨区域进行处理。过去，启创一直通过电子邮件或者微信沟通的方式，经常遇到诸如无法及时回复，容易遗漏信息等问题。

3、经常开展公益活动，场次管理问题繁杂

作为公益组织，启创经常开展各种形式多样的公益活动，而传统的行为管理模式，使得公益活动无法形成标准化、体系化、流程化的项目管理模式与记录。

以场次管理问题为例，启创过去大部分依赖人工处理，然而事务庞杂，头绪众多，很难将公益项目深入推进，极大地影响了组织效率。

道一云解决方案

一、内部业务流程审批，规范化业务流程

启创通过使用道一云「七巧（表单流程）」，满足了团队内部行政、财务的不同审批场景需求。

以借支审批为例，启创因其机构性质的特殊性，对费用管控非常严格，就算是比较简单的业务，也需要三个领导进行审批，而借助表单流程，通过对流程节点进行设定，让表单自行流转，领导可以在移动端随时随地进行处理，员工也省去了四处奔走的麻烦，业务处理效率明显提高。

另外，借助分支流程，对流程节点进行设定，如果是金额较高的借支，则须经过主任审批，而普通金额的借支则走不同流程，满足了复杂的场景需求。

除此之外，表单还有节点时效管理功能，若当前审批处理人忘记处理，影响工作效率，可通过时效设置进行消息提醒，若超过一定时效，可设置当前审批人自动审批并直接进入下一环节。

二、「会议助手」活用场地预约

启创团队经常开展各项公益活动，服务站点预约、场次安排是他们日常工作经常遇到的问题。加上团队分布全国各地，沟通起来更加麻烦。

过去每逢这个时候，负责人需要将做好的表格用邮件形式或者微信和管理员进行交涉，各地管理员再察看是否有排期空档再进行安排。而通过「会议助手」，场地排期可以直接查看，省去了沟通成本，也减少了管理员的工作负担。

除此之外，内部会议管理也可以使用「会议助手」，会前查看会议室状态、邀约通知、后台设置会议时长，会中签到签退、共享会议材料，会后上传会议纪要，全流程解决会议难题。

三、与微信打通，一平台集成多个应用

在此之前，启创也在尝试使用其它移动办公应用，各地团队使用平台不统一，难以集中管理。最后团队决定统一使用企业微信，一来和微信打通，更容易和企业原本的管理方式融合；二来各类应用使用起来非常灵活，可以满足不同的使用场景。

实施效果与价值

借助道一云移动办公，启创改变了原有的管理方式，解决了以往冗杂繁乱的流程处理难题。相较于企业快速向信息化、智能化发展，大部分公益组织仍处于基础信息化的阶段，而陈旧的管理方式，无论是在人员管理还是工作流程监管，都缺乏标准化、体系化和流程化。借助智能化办公平台，通过信息化的管理模式，公益组织面临的难题正在得到解决。

道一云也正致力于探索适合公益组织管理的模式，为公益组织提供有针对性的解决方案，改善其管理方式，从而让公益活动的开展更加顺畅高效，公益事业的未来更加美好。