Zapier 解析: 破局远程办公

有一家公司成立 11 年至今从未设立线下办公室，却获得一众投资者青睐，你相信吗？

这家公司名为 Zapier，你可以把它理解为一个专注 API 的 API，它填补了 SaaS 产品没有原生集成的空缺。2021 年红杉资本和 Steadfast Financial 从其原始投资者那里购买了股票，将该公司估值提高到 50 亿美元，当年该公司 ARR 超 1.4 亿美元。在此之前，该公司仅在成立第二年进行过一轮 130 万美元的融资，成立第四年实现盈利，获得了红杉资本、Bessemer Venture Partner、Y Combinator 等一众投资者的支持。
这样一家公司从创立之初就完全实行远程办公，员工分布世界各地，完全靠远程办公产品协作，这证明了远程办公只要方法得当完全是可行的，牛透社在忠实原文的基础上编译了 Zapier 设计总监 Julia Elman 一篇名为《 Zapier 如何构建远程设计文化》的文章来回应“如何做好远程办公”这个问题，文章主要包括三个部分：
1. 提高沟通“带宽”

2. 建立工作流程

3. 其他远程办公技巧
以下，enjoy~

 提高沟通“带宽”

如果把团队沟通比作一个网络，把工作任务比作负载，那么只要随着工作负载的加重提高沟通工具的“带宽”，自然就能解决远程办公沟通不足的问题。
Zapier 采取的就是这样一种方法，工作中遇到较为棘手的问题时，团队成员就会选择提高沟通“带宽”，从非实时的文档交流转到实时的线上视频交流。如下图所示，该公司沟通“带宽”从低到高主要分为以下三档：
1. 基于文档的非实时交流。所用工具包括 Slack（虚拟办公室）、Async（内部博客）和 Quip（内部文档）、Github（软件托管平台） 等。
2. 远程视频实时交流。所用工具包括 Zoom（虚拟会议室）、 Invison（设计协作工具）、 Slack（虚拟办公室）等。
3. 线下见面交流。新员工入职培训和每年两次的公司团建都会在线下举行。

图片来源：Zapier 官网

关于如何提高沟通“带宽”，Zapier 有一个名为设计俱乐部（Design Club）的实例，该俱乐部以开放性著称，所有员工都可以发布自己的作品，相互评论，彼此提升；发布内容也应有尽有——研究计划、视觉设计等等都可以。该俱乐部主要基于 Slack 的频道功能 ，人们可以在不同项目的频道中进行非实时交流，除此以外，该俱乐部还有每周一次的视频实时交流，处理“低带宽”模式时解决不了的问题。
作为决策者，如果您想在公司内部建立 “设计俱乐部”，可以参考以下步骤：
（1）事先提醒
Zapier 每周一都会通过 Slack 设置提醒，让员工在周三设计俱乐部正式讨论前做好准备。
（2）创建评论指南
这一点非常重要，有了评论指南，员工就能明白如何给他人提建议，以及如何回应这些建议，从而进行有效讨论，形成正向循环。
（3）设置会议主持人
会议主持人可以由管理者或者其他参会者担任，主持人要能推进会议进度，确保会议内容具有建设性。
（4）创建会议议程
在 Zapier，人人都有权利在设计俱乐部发表作品和评论，因此需要讨论的作品就会很多，为了确保每个人都能获得反馈、发表评论，每次会议都要创建会议议程，确保不会在一件作品上花费过多时间。
Zapier 通过提高沟通“带宽”改善远程办公的案例比比皆是，比如在总结年度设计潮流时， 每一位设计师都会在 Invison 板上传自己收集到的设计案例，然后再在周会上进行展示，这样一种非同步到同步的交流方式能够让远程团队彼此分享、获得反馈。

 建立工作流程

Zapier 的管理者们不会想当然地认为，自己一句安排就能让员工对工作任务了如指掌。相反，他们会假设员工并不清楚应当如何协作，从而设置以下的工作流程图。
如下图所示，从横向来看，一个工作流程从开始到结束分为发现问题、问题调研、具体规划、落地执行和成果发布这五个阶段；从纵向来看，每个任务阶段又分为执行策略、主要执行人和交付成果三个部分。

图片来源：Zapier 官网

这些步骤落实到具体任务上并非一成不变，有时一个步骤进行完之后可能还要返工，有时可能会跳过某个步骤。以下会从工具侧和环节侧给出 Zapier 工作流程应用的两个案例。
1. 工具侧
根据上图所示的工作流程，Zapier 设计部门在解决用户研究问题和设计问题时会用多种工具，例如 Airtable、GitHub、Google Drive、InVision、MURAL 和 Sketch 。其中一个工具应用案例就是 Design Lab，它可以连接设计团队和公司其他部门。
当别的部门向设计部门发出协助请求时，可以在 Design Lab 中编辑团队名称、任务描述、截止时间、添加相关链接等。Design Lab 会将任务分配并发布给各个岗位的员工。接收到任务之后，产品设计师会在 Quip 中发布研究计划， UX ( user experience， 用户体验) 研究员会在 Invison 中发布新品工作流程，其他员工则根据这些计划去执行。

如何在 Design Lab 中如何发布协作请求

图片来源：Zapier 官网

2. 环节侧
Zapier 设计部门一直在塑造人人皆可参与的团队协作文化，在产品设计前期的调研阶段，如何让大家的思考系统性地呈现出来是一个问题，他们在解决时也用到了工作流程， 具体分为以下三点：
（1）会前提醒
调研阶段的第一步就是让员工知道这个项目开始了，Zapier 在此阶段用到了 Slack 中的 "用户学习剧院"（User Study Theatre）bot ，它会提示员工产品研究会议即将开始。
（2）会中实时记录，之后专人整理
会议过程中团队成员会使用谷歌共享表格记录会议笔记，实现实时分享。会议结束后一位团队成员负责将每次的会议笔记转移到团队协作平台 Mural 上，每条笔记都会附上出处、应用场景以及用户反馈。
（3）会后再梳理，用关联图呈现
在 Mural 上，成员会根据贡献者和应用场景等对这些笔记进行分类，之后在笔记分类的右侧用关联图将成员意见根据重复出现的关键词组织起来，这种方法可以让成员发散思维，同时又能聚焦于关键点，对于较为复杂的问题是一种行之有效的工作流程。

 其他远程办公技巧

对于大多数企业来说，远程办公意味着团队很难面对面交流，意味着成员之间有时区差，但 Zapier 将这两个缺点化为了优势，在团队沟通、员工招聘这两方面也有自己的心得，具体将从以下四点进行论述:
1. 注重独处
对远程团队来说，协作固然很重要，但独处也不容忽视。《Quiet》的作者 Susan Cain 曾在 TED 播客上说：“现代社会中 ‘协作’已经变成了一个神圣的概念，人们认为只有协作才能取得创造性的成果，但往往忽视了独处对于发掘创造力的作用，只有乐于独处，人们才能充分发挥自身创造力。”
现代企业更加强调协作式的团队文化，随处可见的开放式办公场所体现了这一点，但很少有人察觉到设计师和研究员只有在安静的环境中才能取得创造性的成果，从这一点来说，远程办公是创作者的理想选择。
在 Zapier，管理者将远程办公不便沟通的劣势化为了优势，员工们使用虚拟办公室进行沟通，当他们专心做事不希望被打扰时会在 Slack 上标注出来，这样其他成员就明白他们晚点才能回复消息。对于这种独处之美，Zapier 成员之间有着不言自明的默契。
2. 利用时区差
Zapier 的成员分布在世界各处，因此会存在时区差，他们充分利用了这一点，将远程办公的缺点转化成了优势——当员工 A 完成一项任务时，将其提交给位于相反时区的同事 B 进行编辑和修改，第二天，员工 A 就可以直接接受反馈，无需等待，这无疑提高了工作效率。
3.  充分沟通
Zapier 的领导团队信奉传统的汇报模式——C-level 的管理者们要向创始人汇报，每周会有一对一的小会议来讨论孰是孰非，还会用到反馈工具 Small Improvements，有些人可能会觉得这样是浪费时间，但线下办公时，上下级沟通会有满意的微笑、赞许的点头、会竖起大拇指等等，这些姿态和动作都能传达鼓励的信息，但远程办公团队往往只能靠语言和文字沟通，因此充分的交流是必要的。
4. 选择万金油型员工
Zapier 的 CEO Wade Foster 曾在 SaaStr 演讲上表示，远程管理团队在初创时期除非是需要某个领域的专业型人才，否则应当尽可能选择万金油型的员工，因为这个阶段创始人和员工的任务会随着公司发展需要而变动。此外，远程办公模式要求管理者疑人不用，用人不疑，因此在招聘时要格外注重求职者的办事能力。

结语

在云时代的背景下，远程办公成了企业运行中不可缺少的一环，疫情和降本增效等关键词纷纷加速了远程办公的进程，在回答“如何做好远程办公”这道题时，作为先行者的 Zapier 给出了（1）提高沟通"带宽"（2）建立工作流程（3）注重独处等答案。其核心就是做好文字、视频和线下沟通的平衡，利用好远程办公的长处，并将其缺点转化为优势，再加以其他技巧去完善。
不同的行业有不同的特点、每一家公司也有独特的境遇，但无论是被迫适应还是主动拥抱线上办公，作为 SaaS 企业的决策者，你是否有属于自己的答案呢？