万华集团X道一云 | 用企业微信连接全国驾驶员团队

企业简介

烟台万华合成革集团华悦汽车运输有限公司，始成立于1978年，企业具备异氰酸酯运输、聚醚多元醇运输等危险品以及其他各种大中型货物运输资质，并配套班车业务、短驳业务、吊装业务、加油站、汽车维修等服务。集团拥有各型车辆200余辆，运力100万吨，业务涵盖等，承载了企业超过70%的公路产品运输业务。

业务痛点

1、公司管理500多名常出差的驾驶员，休班请假申请以纸质书面申请，效率低且耗纸量大；

2、驾驶员出差报销旅费不规范，难以把控员工提供住宿信息的真实性；

3、驾驶员出差在外常遇特殊情况需要及时向公司报备，在微信群报备或通过电话联系，信息容易遗漏，查询与追踪都不方便；

4、道路信息通过微信群通告，信息分散，在外的驾驶员容易遗漏。

道一云解决方案

一、万华华悦的三个连接

万华华悦从2017年实现线上的流程审批，利用「表单流程」打造了一套完整的业务流程体系，为企业实现“三个连接”：领导与驾驶员的连接、驾驶员与车的连接、领导与客户的连接，不仅实现了无纸化办公，还实现了企业申请流程的规范化，得到了领导的一致好评。

1、领导与驾驶员的连接

公司有500+位驾驶员，驾驶员90%的时间都在外出差。
过去：驾驶员休班请假大多使用电话申请，人事就在登记表填上。申请流程不规范、容易出现登记遗漏等问题。
现在：管理者利用道一云平台搭建了人员请假休班，顺势新增了请假休班的填写规范。领导统一管理每个驾驶员的请假休班情况。同时，驾驶员们实现了移动化的办公模式。

过去：驾驶员在路上会遇到危险品车辆产生待时、报关以及有些服务区不能停车休息等特殊情况需要申请住宿时，都需要通过电话跟领导报备过方可申请住宿报销，常出现深夜致电领导，惊扰领导休息。
现在：公司迅速制定一套住宿报销规则，驾驶员只要通过手机填写表单，说明特殊情况，提交相关照片+信息即可在线提交住宿报销。

2、驾驶员与车的连接

公司如何关注长期在外的驾驶员与车辆的动态？驾驶员出去送货的过程中会遇到特别多不确定的因素，例如高速路堵车、危险品运送车在高速公路超速、凌晨不得上高速、驾驶超四个小时继续驾驶等违反公司规章制度，监控员通过后台GPS定位了解到实际的情况进行相关的处罚。

过去：驾驶员会在微信群报告特殊情况，发图证明情况，信息信息容易遗漏，查询与追踪都不方便；
现在：驾驶员只要及时提交表单说明特殊情况，公司将免除对该驾驶员的违章处罚。针对未及时审批的表单，管理员在后台设定了节点提醒，在3-5天未处理的审批单将再次提醒审批人。以便各部门及时核对违章信息。

3、领导与客户的连接

过去：总经理通过员工了解到一些客户投诉，一些基层员工还不一定能接触到总经理处，层层反馈导致个人隐私不保障等问题。
现在：通过管理后台创建了客户建议外部单，客户/基层员工只要通过填写、提交表单就能直接到达总经办，总经理直接分配相关部门解决问题，减少了大量的沟通成本。

二、如何实现连接人与信息？

互联网诞生，让人们可以接触到的信息量呈指数增长。万华华悦如何给员工提供高质量、高效信息服务呢？
万华华悦常需要对驾驶员们发布准确的、实时的交通规则信息、高速公路维修等信息，希望将出差的驾驶员能及时查阅，利用「新闻公告」的未阅信息提醒功能，及时提醒驾驶员注意相关信息。

同时，利用「人力资源」的鸡毛信的功能，一对一给驾驶员下发额外的作业导致的额外费用清单、或工资条等相关信息。

实施效果与价值

通过道一云，万华华悦大幅提升了企业内外部信息的流转效率，让组织架构在信息传播的层面上变得更为扁平化。同时，进一步拉近了公司与员工、客户之间的距离，让彼此之间的信息沟通更加顺畅和直接。