泛OA之四：什么是泛OA

如今，企业数字化转型方兴未艾，数字技术正逐渐融入到产品、服务与流程的方方面面，企业中的IT系统也就越来越多。

一、企业应用的点、线、面、体

门禁考勤，电子邮件是点状应用，专注于某项功能，全员使用；CRM/HR/SCM/财务是线状应用，专注于某个业务领域，服务于某些专业岗位和部门；ERP、OA是面状应用，涵盖一系列相关的业务，打通了多项业务职能之间的流程和数据。

但ERP并未能做到真正全面的“企业资源计划”，所以通常也只是相关业务的人员使用而非全员使用（虽然ERP通常也有一些全员使用的功能但事实上极少能做到真正的全员使用）。

OA是为数不多的另一种面状应用，可以涵盖各种业务流程和业务数据，功能分散但相互关联，而且OA通常是全员使用的系统。全员使用是个非常重要的属性，但企业中不断出现的全员应用基本上都是独立的点状应用。

按照以终为始的思维方式，我们相信未来的企业应用系统一定会越来越多、越来越复杂、覆盖企业全方位业务，但人的精力始终是有限的，企业用户无法应付越来越多独立的IT系统，所以现在的点状、线状、面状IT系统将来必然会连接成一个精密复杂、数据自洽的立体系统，然后以简洁统一的面貌展现给使用者。

OA的概念诞生有三十多年了，寄托了人们轻松办公愉快工作的美好愿望。而今大量沟通和文案劳作已经变得简洁优雅，同时“办公”和“生活”的界限也在不断模糊，但OA的概念在所有员工心里根深蒂固，用户经常理所应当的将一些新技术、新系统、新功能、新名词归到广义的OA系统范畴。在各种管理和技术概念多如牛毛快似流星的IT领域，OA的叫法长盛不衰离不开终端用户持久的念力加持。

二、泛OA系统的特征

不断演化的OA将持续扩展新能力，更广泛的被使用，最终成长为“泛OA”系统。

泛OA系统具备三个基本特征，一是全员使用，二是业务相关，三是易于扩展。

1、全员使用。

全员使用意味着泛OA是企业中用户最多的应用系统，用户可以随时随地在泛OA中交流沟通，办理流程，找到自己需要的各种功能和信息，就像无所不能的“企业手机”。用户将习惯于自觉登录泛OA系统而无需提醒，是企业应用的默认入口，就像如今人们离不开智能手机一样。

和全员系统相对应的是专业系统。主要由HR部门员工使用而普通员工很少用的系统，叫HR系统；而普通员工在其中请假考勤，查询年假薪资，办理入转调离流程的系统，就是泛OA系统。主要由财务人员使用，普通员工很少用的系统，叫财务系统；而普通员工直接登录办理出差申请、报销借款的系统，就是泛OA系统。这两个常见的例子都说明了泛OA系统的使用者是全体员工而不是特定的一些部门或专业岗位。

全员使用的特征使得泛OA系统具备成为企业应用平台的资格。

2、业务相关

业务相关意味着泛OA系统是极具个性化的，每个企业的泛OA系统都是独一无二的，系统的每一个流程和数据都融合了企业独特的理念、文化、性格、习惯。

和业务系统相对应的是工具系统。企业不可能采购到开箱即用的泛OA产品，必须进行需求分析然后配置实施，很多时候还少不了定制化研发。电子邮件系统、IM、office办公软件虽然也是广义的OA，也是全员使用，但这些是通用的标准产品，可以认为是业务不相关的工具型产品。

企业在配置泛OA系统时，必须调研实际业务，进行适当改善，然后将合理的或不合理的都固化到系统中，先跑起来再一点点优化。附加了企业独特经验和理念的泛OA系统将融到企业的血液中，成为企业不可分割的一部分，用的越多粘性越高。

泛OA不仅仅是提升工作效率，还反映企业运营的真实面貌，为持续改进管理奠定基础。因此行业最佳实践可以参考但不能照搬使用，不同的流程体现了差异化的竞争力。

业务相关的特征使得泛OA系统能够为企业提供不可替代的价值。

3、易于扩展。

全员使用也意味着用户对泛OA系统会不断提出各种需求，希望泛OA能够提供更多功能，以改善工作的开展或员工的交流。这些需求常见的是信息查询，业务流程，以及局部点状应用。

信息查询要求泛OA和其他系统进行紧密集成，保持数据的实时更新，理顺数据间的逻辑关系。业务流程要求泛OA与其他系统业务打通，实现端到端的业务办理。局部的点状应用则满足了一些不那么核心的离散需求或低频需求，也更有利于新技术的应用，例如人脸识别、语音识别、大数据分析，地理定位等等，例如在线调查，班车管理，食堂管理，会议室管理，知识产权管理，礼品管理等等。

正是依托大量主数据和强劲的业务流程能力，泛OA能够快速实现更多用户需求，使得企业应用丰富多彩，逐步覆盖企业经营管理的每一个领域。

相对于容易扩展的泛OA系统，ERP/CRM/SCM等专业系统通常具备明确的功能领域，不会做与核心业务不相干的功能扩展。

易于扩展的特征使得泛OA具备了不断成长的潜力。

综上所述，全员使用、业务相关、易于扩展的企业信息系统称为泛OA系统。

三、传统OA的差距

很多企业里的OA系统都是全员使用的，但用户体验不佳；有很多流程在跑，但可能与业务关联度不高，仅仅是做简单的领导审批；有很多业务数据，但没有和ERP等其他系统进行高度集成，自成一个信息孤岛；只能在系统的有限配置能力内扩展流程，如果企业自身不具备研发能力，就无法进行功能扩展和灵活调整。这样的OA系统还不能称为“泛OA”系统，只是第三代的传统OA系统。

传统OA从系统定位和功能范围上比较接近泛OA。全员使用但全员不爱用，业务相关但浮于表面，可以配置但扩展能力太弱。

从传统OA发展到泛OA，既需要OA厂商研发出更强的产品，也需要企业用户结合自身业务需求不断迭代优化。

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作者：万勇，企业信息化数字化实战专家，曾任金山集团、华彬集团CIO十余年，熟悉企业信息化各领域，擅长SAP/CRM/OA等大项目，精通企业级产品的研发，尤其了解互联网公司信息化特点。