可视化预算管理，只要这一个小功能

在我国，建筑市场的竞争日益激烈，工程企业想要更好的适应不断变化的市场，就必须要加强企业内部的管理与控制。一方面是对过程的管理，常年来档案管理都作为记录项目进程、监督项目质量、回溯项目问题的最佳选择，然而归档只是记录，能否将记录转化为经验，并指导于未来的工作，才是档案管理的终极目标。另一方面则是成本的控制，要做到降低成本、提高效率，就要求企业引入科学的预算管理方法。 

北京知信致力电子工程有限责任公司是一家承接各类建筑智能化弱电工程设计与施工的公司。公司选择和今目标合作，共同打造了一套行之有效的企业办公、工程管理的信息化系统。

01数字化档案管理

据悉，该公司主要使用今目标的主线功能进行档案和施工过程的管理。“主线功能非常像我们常用的思维导图，可以将各类工程文件分类归档。一级菜单划分不同类目，二级菜单按照项目里程碑进行记录，不仅可以横向的查阅文件，还能够纵向的追本溯源”，知信致力的负责人邓总还表示，“主线的复制功能尤其好用，将以前的项目存为模板，新项目直接调用，不同节点要进行的工作有哪些，一目了然。”

这点恰恰就是我们所追求的“经验的传承”，不同于以往一对一的“传帮带”，采用信息化管理技术后，几十年的工程经验甚至可以无差别的共享到所有员工。

02可视化成本控制

在成本控制方面，以前的知信致力公司和其他许多的工程公司一样，通过项目里程碑制定相应的阶段性工程预算。然而在实际的执行当中，预算却总是烧的很快，常常是“前松后紧”，收尾前的日子总是紧紧巴巴的。

然而据了解，该公司一直都有完善的采购审批流程，公司要求项目经理按周进行钱款花销的上报，将“汽油费”“伙食费”“工机具租赁”“建材购买”等不同类目的花销分开统计，绝对不能算是传统的粗放型管理，但预算分配不均的情况依然存在。

在和今目标的企业管理专家深入探讨后，发现知信致力公司主要从事分包的安装工作，单个项目规模不大，常常是一个项目经理跟进多个项目，开支数额小而繁杂，多项目组的开销混在一起，项目经理自己也不清楚每个项目的预算剩余情况。最后，一笔一笔的“小钱”聚沙成塔，预算就超支了。

过程都记录了

数字都统计了

但数据却未能指导决策

为此，知信致力公司采用了今目标的表单功能，据邓总介绍：“我们要求项目经理在提交报销审批的同时，也要在表单中填写相应的‘项目组’和‘支出类型’，同时在表单中加入了‘预算’一栏，每增加一点支出，‘剩余预算’就减少一点，一看便知。

现在项目经理只需要打开手机，就可以清楚的知道自己负责的项目还剩下多少钱可以花”预算超支的问题也迎刃而解。

03用户评价与期许

只是使用了“表单”中的一个小功能，就实现了成本控制中的可视化管理。邓总评价今目标时这样说：“如果只让我用一个字来形容今目标，那我觉得今目标就像‘水’一样。水无常形，搭配管理者的智慧，才能发挥它最大的功效。”

在谈及对今目标产品未来的期望时，邓总表示“首先希望可以在表单中也加入照片上传功能，像日志一样，在完成上报的同时还可以自动统计，这样会方便很多。同时，也希望可以将审批与表单打通，直接将数据导入表单。”

截止发稿时，表单上传照片功能已经完成了研发，近日即将上线。而表单引用审批的功能也在紧锣密鼓的研发中。“问渠那得清如许，为有源头活水来”，注重聆听用户的声音，小步快跑、快速迭代，或许也是今目标可以永远像一潭“活水”一样永葆活力的秘诀吧。