案例精选 | 国内办公家具龙头「圣奥集团」平均报销时长缩短64%的秘密

圣奥集团有限公司（简称“圣奥”）创立于1991年，是一家集办公家具、生活家居、置业投资于一体的企业集团。37层的集团总部（圣奥中央商务大厦）坐落于杭州CBD——钱江新城，办公环境比肩世界500强企业。圣奥办公家具，是中国办公家具行业的引领者。从精工打造第一件家具至今，圣奥产品远销世界100多个国家和地区，海外展厅遍布全球各国的首都、经济中心、金融中心、港口城市等，内销网点遍布全国二线以上城市，服务的客户有美国强生（Johnson& Johnson）、百事、印度Tata、沙特阿美石油、阿里巴巴、中石化、中央电视台、建设银行、农业银行、工商银行、恒大集团、腾讯集团等海内外知名大型企业。

 

Q：圣奥拥有哪些业务板块呢？哪些板块中的报销是最频繁的呢？

A：公司目前主营业务包括办公家具、生活家居、置业投资等。其中，办公家具板块占据最大的报销量，月均报销单据量大概有2500+单。差旅、私车公用是办公家具板块中经常使用的报销业务场景。据统计，消费申请有月均1000+笔，差旅单据报销月均有800+笔，私车公用费用月均有200+条。因为圣奥拥有圣奥大厦、萧山、海宁、大江东等多个基地，公司人员经常来回跑，沟通很频繁。在公司车辆紧张的时候，私车公用的功能就显得格外重要。原先需要在OA中先提出申请，且在出差结束回来后打印签字，十分复杂。现在直接点击私车公用就可以了，十分方便。

而且私车公用数据比较透明，不会存在模糊虚报的情况，之前在私车公用的环节，关于报销费用这一块大家都比较随意，为了方便，私车公用公里数都是取整填报，虽然每单报销差几块钱，差异性并不大，但是日积月累下来这会是一笔巨大的报销疏漏。私车公用只需要差旅人员在用车前点击开始，在到达目的地后点击结束，系统将会自动计算里程并生成费用，费用中包含该行程的上下车地点，监督管控报销的合理性。这样一来，就无漏洞可钻，私车公用费用报销变得更加透明了。

以下选取了圣奥某个月份的月报销单数据，按照单据类型统计与费用类型统计生成了两张饼图。从单据类型统计数据中可以看到差旅报销的比重十分之大。且费用类型除了餐饮、打车、火车票、客户招待外还包含了很多其他类型费用如维修安装费等等，如此多的费用报销类别，可以想象到如果没有智能化报销系统这将会是一个巨大的工作量。 

Q：为什么当初会选择每刻呢？

A: 财务经理参与了一次外部财务分享会，在财务的信息化议程中了解到了互联网+的财务模式，圣奥的参会人员感受到了完全不一样的报销体验，十分惊喜。

圣奥的赵总打趣说道："原先通过OA系统报销，因为财务部门比较强势，报销的时候填写的信息特别的麻烦而且规矩很多，即使经过培训后，也没有人能够一次性填写正确，因为涉及到很多专业的财务的科目信息，普通的报销员工根本不了解专业的财务信息，所以报销单的填写费时费力错误率很高。"

基于现状的报销痛点，赵总召集了IT、财务及相关管理人员一起听了每刻的分享，从IT层面来说，管控方面要求很高，但在每刻的演示后，发现数据方面的可靠性和保密性是达到要求的。开完会以后大家内部表决，大家一致表决希望上线移动报销平台，以改善公司的报销体验。商务谈判的前前后后每刻也给予各方面的支持，让项目顺利完成。

在移动报销系统商务选型阶段，圣奥团队对比了很多产品，最后综合用户体验、产品技术层面、诉求响应速度，交付团队专业性等多方面比对后，选择了每刻。以下为圣奥目前部署的功能云图。

Q:每刻的最大闪光点是什么？

A：1）便捷：简简单单的便捷两个字背后藏着巨大的工作量。各种各样的第三方消费平台可以和每刻打通，比方说订飞机票、高铁、酒店、打车等等，报销的时候都不需要去填纸质的东西，直接从系统里边勾选马上就可以报销了。再比如说从携程差旅上面预定的机票、酒店，可支持自动生成报销单，这一个小小的功能省去了许多繁杂的操作，提高了效率，带来了便捷。2）智能识票与发票验真：每刻报销集成了基于深度学习的人工智能算法，能够高效和准确地识别增值税发票。员工只需要对着发票拍照即可完成自动提取关键信息生成费用，每刻还可以支持一拍多票，多张发票同时验真，一个小小的功能节约了员工很多的填单时间。智能拍票功能通过自动对接国税电子底账库进行发票验真，节省了财务的工作，使得报销的效率大大提升。3）灵活性：解决圣奥现状很大的一个问题是，原先圣奥业务员出差中的变数较大，经常要调整。如去上海出差一天不能完成出差事宜，需要加出差天数的情况经常发生。之前在OA上面操作十分麻烦，还需要提交申请单等等。现在通过每刻可以直接在原行程上面去改变去关联，十分便捷。4）效率提高：每刻移动报销上线3个月以来，现在最快的报销单只用2天的时间，财务收到线下的纸质单据，在每刻里有一个签收按钮，签收按钮点一下就开始计时了，两个小时之内必须要流转下去。要么选择退回去要么审批过关，层层把控提高效率。随着每刻使用深度不断增加，相信圣奥报销周期还可以进一步缩短。Q：每刻给圣奥带来了什么样的价值呢？

A：1）每刻给我们带来最显著的价值就是效率的提升。完成一笔报销原先大概需要18.63天到现在仅需要6.78天，从报销时长上缩短了64%，节省了报销费耗。相信随着每刻使用深度不断增加，相信圣奥报销周期还可以进一步缩短。2）每刻给我们的思维上面的提升，互联网+的思维融入了财务，之前财务是一个十分“墨守陈规”的部门，就相当于“衙门朝南不知冷暖“这种角色。现在财务变得更加亲和和灵活。这是一个十分大的提升和改变。3）成本的节省，无论是从直接成本还是间接成本来说，每刻报销都给圣奥带来了意想不到的惊喜。

感谢赵总对每刻的肯定以及对本次回访的支持，圣奥也给每刻提出了许多意见与建议。目前圣奥已经启动每刻二期工作：费用预算控制、报销信用体系及银行电子回单，相信借助于像每刻这样的“黑科技新武器”，会给我们圣奥这种传统制造业插上“互联网+”翅膀，助力圣奥更高、更快、更强发展。如果您也对报销存在困扰，可以点击下方的“专属财务解决方案”，获取专属于您的解决方案。